Das Unternehmen
Die Wohnmobilpark Bad Honnef GmbH handelt mit Wohnmobilen und betreut Kaufinteressenten aus ganz Deutschland. Das Vertriebsteam besteht aus vier Verkäufern, dem Empfang und der Geschäftsführung. Anfragen kommen täglich über E-Mail und Telefon herein – in Stoßzeiten mehr, als sich manuell sauber erfassen lassen.
Die Ausgangslage: Anfragen ohne Kontrolle
Vor dem Projekt zeigte die interne Analyse ein klares Bild:
- 30–40 % der Anrufe gingen ins Leere – besonders außerhalb der Kernzeiten und bei vollem Hof.
- Interessenten-E-Mails landeten unsortiert im Sammelpostfach; wer wann antwortet, war Zufall.
- Die Geschäftsführung schätzte den Schaden auf rund sieben verlorene Verkäufe pro Monat – etwa 35.000 € entgangener Gewinn.
- Vertriebszahlen gab es erst im Nachhinein, eine objektive Sicht auf Team-Leistung und Reaktionszeiten fehlte.
Die Lösung: E-Mail-Triage, Lead-Routing und ein Live-Dashboard
Alp-Flow hat den Posteingang automatisiert und die Vertriebsdaten sichtbar gemacht – ohne ein einziges bestehendes System zu ersetzen:
- KI-E-Mail-Triage: Jede eingehende E-Mail wird automatisch gelesen und kategorisiert (Fahrzeuganfrage, Ankauf, Service, Sonstiges). Fahrzeuganfragen werden als Lead erfasst, bevor ein Mensch das Postfach öffnet.
- Lead-Routing: Jeder Lead wird einem Verkäufer zugeteilt und protokolliert – niemand kann mehr „durchrutschen“.
- Live-Dashboard: Anfragen, Zuteilungen, Bearbeitungsstände und Team-Leistung laufen in Echtzeit in einem Dashboard zusammen, das Geschäftsführung und Team jederzeit einsehen.
Technische Basis sind Automatisierungs-Workflows mit KI-Klassifizierung, angebunden an das vorhandene Postfach.
Die Ergebnisse aus dem Live-System
Zahlen aus dem laufenden Betrieb (Auswertungswoche KW 9/2026):
| Kennzahl | Wert | Bedeutung |
|---|---|---|
| Automatisch erkannte Fahrzeuganfragen | 226 Stück – 40,8 % aller E-Mails | Kein Lead geht mehr im Sammelpostfach unter |
| Lead-Quote (Vertrieb + Ankauf) | 62 % | Mehr als die Hälfte des Postfachs ist Umsatzpotenzial |
| Bearbeitete zugeteilte Leads | 98,4 % (248 von 252) | Nahezu jede Chance wird nachweisbar bearbeitet |
| Datenerfassung | 24/7 automatisch | Auch nachts und am Wochenende entsteht kein Rückstau |
„Dank der Live-Dashboards von Alp-Flow haben wir endlich absolute Klarheit über unsere Vertriebsleistung. Wir sehen jede Zahl in Echtzeit, reagieren schneller und treffen Entscheidungen mit Gewissheit statt aus dem Bauch heraus.“
— Geschäftsführung, Wohnmobilpark Bad Honnef GmbH
Diese Case Study ist auch auf LinkedIn erschienen: Alp-Flow auf LinkedIn.
Wie geht es weiter?
Die nächste Ausbaustufe ist bereits geplant: ein KI-Telefon-Agent, der Anrufe außerhalb der Erreichbarkeit annimmt und qualifiziert – mit schrittweisem Rollout, damit das Team jede Stufe kontrollieren kann. Ziel: kein Anruf geht mehr ins Leere.
Was Ihr Unternehmen daraus mitnehmen kann
Das Muster ist auf die meisten KMU übertragbar, die Anfragen per E-Mail und Telefon erhalten: erst die Anfrage-Erfassung automatisieren, dann die Zahlen sichtbar machen, dann gezielt Engpässe schließen. Wie das grundsätzlich funktioniert, erklärt unser Praxisleitfaden KI-Automatisierung für KMU – Antworten auf die häufigsten Fragen stehen in der FAQ.